Jak komunikovat z domova s kolegy v práci a zákazníky díky online nástrojům

Komunikační nástroje 21. století

Schůze v kanceláři, porady s kolegy, osobní setkání u kávy s klienty a partnery nebo jen si jen popovídat se svými kamarády. To vše jsme brali jako samozřejmost. Nikdy v historii se nestalo, že bychom měli v takovém měřítku zakázáno potkávat se nejen kvůli práci, ale také kvůli soukromým záležitostem.

Díky deseti letům zkušeností s prací na dálku jsem objevil několik online nástrojů, jak komunikovat efektivně na dálku a mít práci hotovou. Se svou bývalou agenturou Hurá do světa jsem měl tým zákaznického servisu v Ostravě, sto nájemníků a zaměstnance v Manchesteru a sám jsem trávil hodně času na cestách mezi Českem a Británií. K tomu mi ještě pomáhali spolupracovníci z marketingu a podobně, které jsem si pravidelně najímal. Netušil jsem, že práce na dálku bude tak horké téma jako dnes díky pandemii koronaviru.

Tady je přehled nástrojů, které sám používám.

Skype

Opomíjený nástroj, který dnes vlastní společnost Microsoft. Původně založen ve Švédsku. Používám ho na natáčení podcastů, kdy se automaticky začne nahrávat celý hovor i s videem nehledě na to, jaké mám otevřené okno na notebooku. Software Ecamm se dá použít také na jiné komunikační nástroje, nejen Skype. Více na jejich webu níže. 

Skrytá vada

Skype je jednoduchý, praktický a dá se používat také jako chat a také ke sdílení své pracovní plochy notebooku, takže jej použijete třeba na prezentaci Powerpointu, jako na klasické schůzi.

Pozor na to, když budete mít jeden z vás sluchátka s mikrofonem. I když to při rozhovoru neuslyšíte, nahrávka bude mít ozvěnu. Doporučuji proto raději bez sluchátek. Ozvěna se nedá odstranit, kdybyste nahrávku používali třeba na natáčení podcastu na Spotify, YouTube atd. Takto je to slyšet se sluchátky s mikrofonem.

Skype funguje také na smartfonu.

Skype je zdarma, ke stažení zde

Cena nahrávacího software Ecamm $39,95

Google hangout

Podobně jako Skype, slouží k video konferencím pro více lidí najednou a funguje také jako chat. Stejně jako Skype má ale potíže s více lidmi na konferencích. Google uvádí, že jej může používat až 150 lidí najednou, ale přijde mi to hodně. Musí to být docela nepřehledné. Nemám to vyzkoušené pro tolik účastníků hovoru. Pro menší skupinky ale funguje skvěle.

Hangout můžete použít také na svém smartfonu a dá se sdílet obrazovka vlastního notebooku pro použití prezentace, jako na Skype.

Není nutné stahovat software do notebooku

použít ho můžete jako součást svého gmailu nebo zde

Zoom

Mluví se o něm v poslední době hodně. Během prvních několika týdnů od začátku řádění nemoci COVID-19, spustil Zoom doslova revoluci. Mnoho lidí, pracovníků, politických stran, začalo používat tento nástroj pro dorozumívání se mezi sebou, když nemohli z domova nebo museli přečkat karanténu. 

Použil jsem ho jen párkrát a fungoval skvěle. Na konferenci nás bylo maximálně patnáct. Součásti přenosu není jen video, sdílení obrazovky, ale také chat, jako u předchozích programů. Použít ho můžete také na svém smartfonu.

Pozor na bezpečnost

Zoom pochází z čínské dílny. Když jde o choulostivá data, není asi na místě tento nástroj používat.  Čínské organizace, které podnikají v telekomunikacích, musí povinně spolupracovat s čínskými tajnými složkami a tím pádem musí dovolit náhled do svých dat tamní vládě. Proto například německá a americká vláda přestává tento software tak používat.

Dochází (samozřejmě omylem) k průtoku citlivých dat přes zvláštní organizace mimo společnost Zoom, jak popisuje tento článek Financial Times. Na domácí použití je v pořádku. Čínskou vládu asi nebude moc zajímat, co jste měli na oběd.

Zoom ke stažení zde

Telegram

Aplikace pro notebook a smartfon. Jde o velmi dobře zabezpečený komunikační nástroj. Používám ho hlavně pro chatování, pro telefonování moc ne, protože je u nás málo rozšířený. Chlubí se však vysokým stupněm zabezpečení a šifrování. Možná bude stát za zavážení, jestli jej použít pro telekonference. Je zdarma.

Telegram ke stažení zde

Další možnosti přenosu

BlueJeans, Houseparty, Microsoft Teams nebo Facetime pro uživatele Apple přístrojů, WhatsApp.

Držáky a stojany na smartfon pro jednodušší uchycení přístroje a telefonování

Držák na stativ

Gorillapod

Sada dvou světel a softboxů pro nahrávání videí

Sdílení dokumentů

Okrajově popíšu sdílení dokumentů online, kde mohou mít přístup lidé, které si sám určím, aby tyto dokumenty mohli vidět a také upravovat.

Disk Google

Vytvoříte si účet na Gmailu a můžete sdílet o život. Používám Disk už deset roků a neumím si komunikaci mezi svými kolegy a zákazníky bez něj představit. Sdílet můžete fotografie, Excel, Word dokumenty, PowerPoint prezentace, pdf souboru a také video nebo autdio nahrávky.

Vedu si na Disku své účetnictví v Excelu, který jen nasdílím se svou účetní. Nebo tam ukládám MP3 soubory ke stažení pro online mentoring klub pro začínající realitní investory.

Veškeré sdílené složky a dokumenty jsou v cloudu, ke kterým se můžete dostat vy i váš pracovní tým odkudkoliv na světě. Stačí mít jen internet, notebook, tablet nebo smartfon.

Disk umí vytvářet dotazníky

Dotazníky používám pro zpětnou vazby na své služby konzultací pro realitní investory nebo na nové podněty svých hostů na setkáních klubu Bohatý díky realitám. Jsou jednoduché na obsluhu a zcela zdarma.

Někteří realitní makléři používají tyto dotazníky při vyhledávání nájemníků do nemovitostí, které mají ve správě a nebo pro které hledají dlouhodobý pronájem. Filtrují tím zájemce o nemovitosti, aby neztráceli čas na schůzkách.

Otevřete si účet Disk Google zde je zdarma

WebinarJam

Složitější nástroj na tvorbu webinářů a nebo na přehrávání webinářů ze záznamu. Je docela drahý, proto se tímto nástrojem tady nebudeme zabývat blíže. Vyjde asi na 18 000,- korun ročně a úplně se bez něho obejdete, pokud nejste přímo online podnikateli. Nástroj umožňujte vstup na webinář jen pro registrované uživatele, umí udělat nabídky v průběhu webináře na vaše produkty, přehrávat video za záznamu a také umožňuje webinář zpoplatnit. 

WebinarJam ceník zde

Nástrojů na práci na dálku je mnoho. Každý má trošku jiné preference a je jinak náročný. Nebudeme v tomto článku zabíhat do detailů, jak tvořit video kurz pro své kolegy v práci, který jim dáte jako školení, když nastoupí do nějaké funkce ve vaší formě. Nebo jak udělat uzamčenou členskou sekci pro vaše klienty a nebo jak uspořádat YouTube live na vašem webu. To si nechme na jindy.

Pandemie nezná hranice. Tak samo jako cloudové a telekomunikační nástroje, ke kterým získáte přístup odkudkoliv na světe a můžete se tak spojit s kým je libo a to bezpečně, rychle a mnohdy zdarma.

Adam Wojnar